Przechowywanie dokumentów można zaplanować na różne sposoby. Co ciekawe, RODO nie narzuca nam zastosowania konkretnych technologii czy mebli. Wszystkie wyposażenie, opatrzone w sklepie jako zgodne z RODO przeważnie są więc po prosty chwytem marketingowym. Co musimy wiedzieć o przechowywaniu akt, żeby rzetelnie zaplanować ten proces, i w jakim miejscu powinno się to odbyć?
Opcja pierwsza, czyli przechowywanie dokumentów pracowniczych i innych akt w siedzibie firmy
Dla niektórych takie rozwiązanie po prostu oznacza wygodę, bo zawsze wszystkie akta są pod ręką. Niestety z takim wariantem wiąże się też kilka wad:
- przechowywanie akt w firmie oznacza, że dla pełnego bezpieczeństwa powinniśmy wyposażyć się w zaawansowane systemy antywłamaniowe, przeciwpożarowe i przeciwpowodziowe; to niestety kosztuje i to całkiem sporo.
- przechowywanie dokumentów pracowniczych i innych na terenie przedsiębiorstwa oznacza także mniej miejsca, a czasem nawet konieczność wynajęcia dodatkowych przestrzeni.
By rozprawić się z tymi wyzwaniami firmy, niezależnie od wielkości, decydują się nawiązać współpracę z usługodawcami, dysponującymi własnymi obiektami.
Opcja druga, czyli przechowywanie dokumentacji z profesjonalistami
Tutaj nie musimy martwić się o warunki. Z takimi firmami jak np. Ekoakta zyskujemy pewność, że przechowywanie i archiwizacja dokumentów odbywa się w bezpiecznym obiekcie. Przeważnie stosuje się w nich zaawansowane i sprawdzone systemy zabezpieczeń, które byłyby nieopłacalne dla zwykłych firm. W kontekście przechowywania ważne jest to, że zewnętrznych archiwach panuje optymalna temperatura i wilgotność, co pozwala zachować papier w świetnej kondycji.
Planując taki proces jak przechowywanie dokumentacji, powinniśmy przede wszystkim zatroszczyć się o bezpieczeństwo informacji. Czy zrobimy to samodzielnie czy z zewnętrzną pomocą? To już nasz wybór. Pamiętajmy jednak, że jeśli nieumiejętnie podejdziemy do przechowywania akt w swojej siedzibie, mogą czekać nas poważne straty finansowe i wizerunkowe.